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Vorläufige Fassung

Datenschutzerklärung

Stand: 3. November 2026 · Voqto vorläufige Fassung

1. Kurz gesagt

2. Verantwortlicher

Rodrigo Fabio Opazo (Voqto)
Mornewegstraße 43 b, 64293 Darmstadt
E-Mail für Datenschutz: datenschutz@voqto.com

3. Zwei Rollen

4. Aufruf der App (Hosting bei Cloudflare)

Die Web-App unter app.voqto.com liefert Cloudflare Pages aus. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare liefert nur die App-Dateien (Programm, Schriften, Bilder) aus, und zwar über sein weltweites Netz von Rechenzentren, in der Regel aus einem Rechenzentrum in Ihrer Nähe, also meist in der EU. Kunden, Angebote und Rechnungen speichert Cloudflare nicht; sie werden beim Aufruf auch nicht übertragen.

Beim Aufruf fallen technisch notwendige Daten an: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, Browser und Betriebssystem. Cloudflare braucht sie, um die Dateien auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Wir selbst werten keine Zugriffsprotokolle aus und nutzen keine Besucher-Statistik von Cloudflare.

Schriftarten liefern wir selbst mit aus. Es gibt keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schrift-Anbietern. Links zu Google Maps (Anfahrt) und WhatsApp öffnen sich erst, wenn Sie darauf tippen; dann gelten die Hinweise dieser Anbieter.

5. Speicherung auf Ihrem Gerät

Voqto speichert alle Arbeitsstände im Browser Ihres Geräts (IndexedDB und localStorage), damit die App auch ohne Netz auf der Baustelle läuft. Das ist für den gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Ein Abgleich zwischen mehreren Geräten über unseren Server findet in dieser Version nicht statt.

6. Sprache, Assistent und Stimme (xAI / Grok)

Anbieter: SpaceX Super Intelligence LLC (Marke xAI), USA, Kontakt für Datenschutz: privacy+enterprise@x.ai. Die Verarbeitung findet in den USA statt.

Was an xAI geht:

Keine Speicherung bei xAI (Zero Data Retention): Für unser gesamtes xAI-Team ist „Zero Data Retention“ aktiv, seit spätestens 02.11.2026. xAI verarbeitet Eingaben und Ergebnisse nur kurz, um die Antwort zu erzeugen, und löscht sie spätestens eine Stunde nach der Anfrage oder sobald die Antwort ausgeliefert ist, je nachdem, was früher eintritt. Protokolle oder Sicherungskopien mit Inhalten legt xAI dabei nicht an. xAI nutzt die Daten nicht zum Training.

Vertrag: Für unsere Nutzung von xAI gelten die Enterprise-Nutzungsbedingungen der SpaceX Super Intelligence LLC (Terms of Service – Enterprise, Stand 27.10.2026) und der dazugehörige Vertrag zur Auftragsverarbeitung (xAI Data Processing Addendum). Beides haben wir zusammen mit dem Einschalten von Zero Data Retention angenommen.

Übermittlung in die USA: Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), Modul 2 und 3, die Teil des xAI Data Processing Addendum sind. Nach unserem Stand ist SpaceX Super Intelligence LLC nicht nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ein Zugriff durch US-Behörden lässt sich nicht völlig ausschließen. Weil xAI die Daten nach der Verarbeitung nicht speichert, ist dieses Risiko gering.

Spracherkennung des Browsers: Je nach Einstellung „Erkenner“ nutzt die Live-Mitschrift während des Sprechens zusätzlich die Spracherkennung Ihres Browsers (zum Beispiel Chrome: Google, Safari: Apple). Dafür gelten die Hinweise des Browser-Herstellers.

Ohne Netz wird nichts übertragen. Voqto sortiert dann auf dem Gerät.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Für die Zähler gegen Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Daten Ihrer Kunden handeln wir in Ihrem Auftrag; xAI ist dann unser Unterauftragsverarbeiter (AVV, Anlage 3).

Wichtig: Gespräche mit anderen nur aufnehmen, wenn alle Beteiligten vorher Bescheid wissen und einverstanden sind (§ 201 StGB).

7. Anmeldung, Pilotphase und später Konto (Supabase, Region Frankfurt)

Für Anmeldung und Freischaltung, später auch für Konto, Testphase und Abo, nutzen wir Supabase. Vertragspartner ist die Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513. Unser Projekt liegt in der EU-Region Frankfurt am Main (eu-central-1); dort werden die Daten gespeichert. Über Supabase laufen auch unsere Weiterleitungen zu xAI (Spracherkennung, Assistent, Vorlesen) und der Belegversand (Abschnitt 8).

8. E-Mails von Voqto und Belegversand (Resend)

E-Mails von Voqto verschicken wir über Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA): Einmal-Codes zur Anmeldung, die Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung, einen internen Hinweis an uns je Bewerbung (nur Gewerk und Betriebsgröße und ob freiwillige Antworten dabei sind, keine Kontaktdaten und keine Antwort-Texte) und später E-Mails zum Konto (Testphase, Zahlung, Löschtermin). Absender ist hilfe@voqto.com, Antworten gehen an hilfe@voqto.com; die Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung kommt von bewerbung@voqto.com, Antworten darauf gehen an bewerbung@voqto.com. Die E-Mails laufen über die Resend-Region EU (Irland); Konto- und Versanddaten (Empfänger, Betreff, Zustell-Protokolle) speichert Resend in den USA.

Belegversand an Ihre Buchhaltung: Wenn Sie in Voqto eine Belegadresse von Lexware Office oder DATEV Upload Mail eintragen und den Versand auslösen, schickt Voqto die Rechnung (PDF mit eingebetteter E-Rechnung, auf Wunsch zusätzlich XRechnung) über unsere Weiterleitung (Supabase, Region Frankfurt, ohne Speicherung) und Resend an diese Adresse. Darin stehen Name, Anschrift, Leistungen und Beträge Ihres Kunden. Lexware und DATEV sind Empfänger, die Sie selbst wählen; dort gelten deren Datenschutzhinweise. Für die Daten Ihrer Kunden handeln wir in Ihrem Auftrag; Resend ist dann unser Unterauftragsverarbeiter (AVV, Anlage 3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Alle anderen Angebote und Rechnungen verschickt Voqto nicht selbst. Beim Senden öffnet Voqto WhatsApp, Ihr E-Mail-Programm oder das Teilen-Menü Ihres Geräts. Was dann übertragen wird, läuft über diese Dienste und deren Datenschutzhinweise.

9. Abo, Zahlung und Rechnungen (Stripe)

In der Pilotphase gibt es keine Zahlung; Stripe nutzen wir erst, wenn es Abos gibt. Die Abrechnung des Voqto-Abos läuft über Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Stripe verarbeitet Name und Anschrift des Betriebs, E-Mail, gegebenenfalls USt-IdNr., Zahlungsdaten und Rechnungen. Kartendaten erreichen unsere Server nicht. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung teils selbst verantwortlich; es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Stripe. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO) sowie die EU-Standardvertragsklauseln.

Nur Betriebe aus Deutschland: Voqto steht derzeit nur Betrieben mit Sitz in Deutschland offen. Eine Prüfung ausländischer USt-IdNrn. findet nicht statt.

Rechnungen und Zahlungsbestätigungen schickt Stripe per E-Mail im Namen von Voqto. Antworten darauf gehen an hilfe@voqto.com.

10. Support und E-Mail an uns (Google Workspace)

Wenn Sie uns schreiben (hilfe@voqto.com, bewerbung@voqto.com oder datenschutz@voqto.com; ältere Adressen leiten wir an hilfe@voqto.com weiter), verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten. Für unsere Firmen-E-Mail nutzen wir Google Workspace. Vertragspartner ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, auf Grundlage des Google-Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Cloud Data Processing Addendum).

Einrichtung per Startlink: Auf Wunsch schicken Sie uns Firmendaten, Logo, Briefkopf und Preise per E-Mail an hilfe@voqto.com. Wir erzeugen daraus einen persönlichen, signierten Link, der einmal gilt und nach höchstens 31 Tagen abläuft, und schicken ihn per E-Mail zurück. Die Daten stehen im Link hinter dem „#“; beim Öffnen gehen sie an keinen Server, sondern nur in die App auf Ihrem Gerät. Die App zeigt vorher, was übernommen wird. Die Anhänge löschen wir nach der Einrichtung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10a. Bewerbung, Interesse-Formular und Fragen & Antworten auf voqto.com

Auf voqto.com können Sie sich für den Pilot bewerben (Bewerbung) oder sich schnell auf der Seite „Pilot“ bewerben (Name, Betrieb/Gewerk, E-Mail, dazu Ihre Einwilligung). Nach dem Absenden können Sie uns freiwillig sagen, wie Sie Angebote heute schreiben, was Sie beim Angebote-Schreiben nervt, wo es bei Ihnen hängt und was Voqto für Sie erledigen soll; dasselbe gilt für eine Sprachnachricht an bewerbung@voqto.com. Wir speichern die Angaben bei Supabase in Frankfurt, um die Bewerbung zu prüfen und Sie dazu zu kontaktieren; die freiwilligen Antworten speichern wir zusammen mit der Bewerbung und nutzen sie, um Voqto zu verbessern (Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar); Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail (Abschnitt 8). Wird Ihre Bewerbung abgelehnt, setzen wir Sie auf Wunsch auf die Warteliste. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage vor einem Vertrag) und Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar an hilfe@voqto.com. Wird Ihre Bewerbung abgelehnt und Sie möchten nicht auf die Warteliste, löschen wir die Angaben spätestens 30 Tage nach der Absage, eine offene Bewerbung oder Interesse-Meldung spätestens nach 6 Monaten; die freiwilligen Antworten löschen wir immer zusammen mit der Bewerbung. Die Seite „Fragen & Antworten“ überträgt nichts; die Suche läuft nur in Ihrem Browser. Einzelheiten stehen im Datenschutz-Hinweis auf voqto.com.

11. Wie lange wir Daten speichern

DatenSpeicherdauer
Daten auf Ihrem Gerätbis Sie sie löschen
Sprachaufnahmen auf dem Gerätmindestens 90 Tage, automatisch gelöscht nach 180 Tagen, früher von Hand
Papierkorb auf dem Gerät30 Tage
Freischaltung und Anmeldedaten (Pilot)solange Sie am Pilot teilnehmen, danach höchstens 30 Tage
Anmeldung im Browserbis Sie sich abmelden oder die Browser-Daten löschen
Bewerbung und Interesse-Meldung (mit freiwilligen Antworten)bei Absage spätestens 30 Tage danach (außer Warteliste auf Wunsch), offen höchstens 6 Monate
Versanddaten bei Resend (Empfänger, Betreff, Zustell-Protokolle)nach den Fristen von Resend
Konto auf unserem Server (später)solange der Vertrag läuft, danach 30 Tage, dann Löschung
Daten bei xAIkeine Speicherung nach der Verarbeitung (Zero Data Retention)
Zähler für den Sprachmodus90 Tage
Rechnungen über das Voqto-Abo8 Jahre (Buchungsbelege, § 147 AO, § 14b UStG)
Verbindungsdaten bei Cloudflarekurzzeitig nach den Fristen von Cloudflare; eigene Server-Protokolle führen wir nicht
Support-E-Mailsbis die Anfrage erledigt ist, Geschäftsbriefe 6 Jahre

Rechnungen, die Ihr Betrieb an seine eigenen Kunden stellt, bewahren Sie selbst auf (in der Regel 8 Jahre).

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreiben Sie an datenschutz@voqto.com.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Mitschrift, sortierte Positionen und Antworten des Assistenten sind Vorschläge. Sie prüfen sie, bevor etwas rausgeht (Art. 22 DSGVO).

14. Änderungen

Ändert sich Voqto oder ändern sich die eingesetzten Dienste, passen wir diese Erklärung an. Neue Dienstleister, die Daten über Kunden unserer Kunden verarbeiten, kündigen wir unseren Kunden mindestens 14 Tage vorher an (AVV § 5). Es gilt die Fassung, die in der App und auf voqto.com veröffentlicht ist.